GCC K-Nuggets/Pavone AG: Einführung von PAVONE TimeTracking am GCC: Benutzungshinweise, Paderborn 2003.

THEMES: GCC K-Nuggets\Software | Pavone AG\Products
YEAR: 2003
 

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Policy zur Zeiterfassung am GCC


Allgemeines zur Zeiterfassungsdatenbank

Die Arbeitszeiten werden von den stud. Hilfskräften in der Datenbank "Pavone TimeSheet" erfaßt (GCC GP TimeSheet).

Jede Woche wird für jede stud. Hilfskraft automatisch ein neues leeres TimeSheet erstellt. Dort sind auf dem Reiter "Projekte" alle Tätigkeiten aufgeführt, die der Person zugewiesen wurden. Für unsere Zwecke sind nur die Spalten Projekt, Vorgang, die Tagesspalten und die Summenspalte relevant. Der zweite Reiter "Tagesgeschäft" ist ebenfalls nicht relevant.


Das eingebettete Applet bietet vielerlei Funktionalitäten. So kann z. B. eine Spalte durch einen Doppelklick auf den Spaltenkopf sortiert werden, weiterhin ist die Spaltenbreite änderbar.



Vorgehen beim Erfassen der Arbeitszeiten

Das Eintragen eines Wertes funktioniert (ähnlich wie in Microsoft Excel) durch das Auswählen einer Zelle und die Eingabe der geleisteten Stunden per Tastatur (freie Eingabe in Stunden) oder durch Betätigung der Pfeilsymbole (Änderung in 0,5-Stunden-Schritten). Das Löschen einer Zelle gelingt durch Eingabe des Wertes 0


Das TimeSheet ist solange editierbar, bis es als "erledigt" gekennzeichnet wird. Es ist also möglich, das TimeSheet sukzessive zu füllen. Das Applet aktualisiert automatisch alle Summenwerte.


Es ist möglich, zusätzliche Informationen in der Spalte "Bemerkung" zu hinterlegen. Auf diese Weise ist es möglich, die standardisierte Tätigkeitsliste an die eigenen Aufgaben anzupassen. Diese Angabe sollte immer erfolgen, wenn das Wort "sonstige" im Tätigkeitsnamen vorkommt (Sonstige Tutorentätigkeiten, Poolraumdienst: Sonstige Tätigkeiten, Klausur: Sonstige Unterstützung etc.). Nach der Auswahl der entsprechenden Zelle kann der Text einfach per Tastatur eingegeben werden.


Die Bearbeitung eines TimeSheets wird durch den Button "Speichern & Schließen" abgeschlossen.


Nachdem alle Zeiten der Kalenderwoche erfaßt wurden, muß das TimeSheet zur Überprüfung an einen Vorgesetzten weitergeleitet werden. Dieser kann die Genehmigung verweigern. Die Weiterleitung erfolgt durch Betätigung des Buttons "Erledigen". Nachdem das TimeSheet weitergeleitet wurde, ist es von der stud. Hilfskraft nicht mehr editierbar.




Weitere Verarbeitung der TimeSheets

Die weitere Bearbeitung des TimeSheets kann von der stud. Hilfskraft nicht mehr beeinflußt werden. Sie erfolgt weitestgehend agentenbasiert. Der aktuelle Zustand kann im View abgelesen werden.
Hide details for Erläuterung: Zustände eines TimeSheetsErläuterung: Zustände eines TimeSheets
In Arbeit - Zeiterfassung durch Hilfskraft
In Arbeit (Vorgesetzter) - Warten auf Genehmigung durch Vorgesetzten
Zum Buchen freigegeben - Genehmigung durch Vorgesetzten erfolgt, Warten auf Buchung in Projektdatenbank
Genehmigt und gebucht - Buchung in Projektdatenbank erfolgt, Warten auf Schreiben in Exportdatenbank
Exportiert - Schreiben in Exportdatenbank erfolgt, Bearbeitung abgeschlossen


Falls der Beginn eines Monats nicht auf den Beginn einer Kalenderwoche fällt, wird der erste Teil des entsprechenden "Übergangs-TimeSheets" automatisch gebucht, während der zweite Teil bearbeitbar bleibt. Da der zuständige Agent jeweils in der Nacht zum 1. eines Monats ausgeführt wird, müssen zu diesem Zeitpunkt alle Zeiten des abgeschlossenen Monats erfaßt sein.



Abschließende Schritte bei der Zeiterfassung

Zur Saldierung der geleisteten Arbeitsstunden werden die erfaßten Zeiten automatisch in die Datenbank "GCC Forum" übertragen (GCC Forum). Von dort aus müssen die Stundennachweise ausgedruckt und an den Vorgesetzten weitergegeben werden.