Nastansky, Ludwig; Mail: Informationsüberflutung durch e-Mail - So geht es nicht mehr weiter? Wie geht es dann weiter?“, GCC, Paderborn 2006.

Nastansky wird auf Aspekte eingehen, die viele Internetnutzer heute beschäftigen: überlaufende Mailboxen, Informationsüberflutung durch Massen von nicht mehr handhabbar erscheinender elektronischer Post, Produktivitätsvernichtung statt Produktivitätssteigerung durch den "ungefilterten" Einsatz elek...

THEMES: Nastansky, Ludwig\...\05_Mail-Ringvo... | Mail
META STRUCTURES: Projects\...\Conference Att... | Website\K-Pool - Deact... | Website\Teaching Porta...
YEAR: 2006
 

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Content
Informationsüberflutung durch e-Mail

So geht es nicht weiter! Wie geht es denn weiter?

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Agenda
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  • 0. e-Mail Szenario: Es muss etwas geschehen
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    Internet: Spam - Viren
    - Persönliches Verhalten
    - Organisatorisches Verhalten
  • 1 Herausforderungen
    E-Mail in der Organisation
  • 2 Prinzipielle Lösungsansätze
    E-Mail Management
  • 3 Konkrete Lösungsvorschläge
    Wege zur Kollaboration
  • 4 Diskussion - Q&A
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  • Contacts

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  • Ideen für Checklisten, Vorgehenskonzepte & Maßnahmenbündel zur praktischen Umsetzung

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Checkliste
1.1 Analyse der Informationsflut: Wie und warum entsteht das Problem?
  • Kommunikation ist nur der Anfang von Kollaboration, nicht das Ende
  • Mail Datenbank als persönlicher Information Space
  • Versenden ist einfach und schnell, ablegen bedeutet Arbeit. Aber: Die Arbeit wird zum Empfänger verlagert -> Kein Optimum für die Gruppe
  • Versenden von wichtigen Informationen
  • Forwarding von Informationen
  • CC Verhalten von Personen (Rückversicherung)
  • Diskussionen mit mehr als zwei Personen finden via E-Mail statt

1.2 Welche weiteren Problemfelder gibt es im E-Mail Umfeld?
  • Informationen sind verstreut über Mail Datenbanken
  • Nutzung als Austauschmöglichkeit ist ineffizient
  • Kein Kontext
  • Kosten/Quotas
  • Spam
  • Fehlende Sicherheit - Die Informationen werden im Klartext versendet
  • Keine Integration mit anderen Systemen und Prozessen
  • Wenig Gestaltungsmöglichkeiten

2. Haben nur wir dieses Problem? Was machen die Anderen?
  • E-Mail ist Enduser getrieben
  • Funktioniert zwischen Unternehmen
  • Stellt eine direkte Verbindung her (1:1)
  • Unterstützung der Ablage von Informationen (Knowledge Gateway)
  • P2P
  • 1:1 Kommunikation durch IM

3. Womit fangen wir an, um der Herausforderung zu begegnen? Ideen für konstruktives Vorgehen. (Forschungsergebnisse präsentieren! Kein Brainstorming)
3.1 Soziale Aspekte
  • Share statt send
  • Verantwortung liegt beim Absender.
  • Schulung und Aufklärung
  • "Satzung" für die Abteilung -> Commitment der Abteilungsmitgleider
  • Policies (Subject Policies, Verwendung von Tabellen, Outline klar zeigen)
  • Information Mapping ("Netiquette")
  • Entwicklung von Checklisten, an die sich die Menschen halten müssen
  • Aufklärung über Verwendung von CC
  • Zuständige Person für Kontrollen und Reporting über Erfolge
  • (Verbot von Forwarding)
  • (Verbot von E-Mails innerhalb von Projektteams)
  • Billing?

3.2 Technologische Aspekte
  • Share statt send
  • Integration in und Unterstützung von Prozessen
  • Unterstützung von einmaligen Projekten
  • Unterstützung von Abteilungen (DCAG Workbox), Teamspaces, Gruppenkalender, Ad-hoc Workflow
  • Unterstützung der Ablage von Informationen (Knowledge Gateway)
  • Archivierung
  • Zipping
  • 1:1 Kommunikation durch IM - 6.5 (IM im Kontext)
  • Swiftfile
  • Notes 6.5/WorkplaceFeatures
  • Threads, Follow up, Replys

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